De Sollicitatie Academie Nederland verwerkt persoonsgegevens van websitebezoekers, klanten, cliënten, deelnemers, opdrachtgevers en contactpersonen. Wij doen dat voor onze dienstverlening op het gebied van online trainingen, digitale producten, coaching, loopbaanbegeleiding, sollicitatietraining, re-integratie, outplacement, assessments, werkfit-trajecten, rapportages en aanverwante dienstverlening.
Wij vinden het belangrijk dat zorgvuldig, vertrouwelijk en transparant met persoonsgegevens wordt omgegaan. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarvoor wij dat doen, op welke grondslag, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoelang wij gegevens bewaren en welke rechten je hebt.
Deze privacyverklaring sluit aan op onze algemene voorwaarden en ons klachtenreglement.
De Sollicitatie Academie Nederland is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Voor vragen over privacy en persoonsgegevens kun je contact opnemen met:
Privacycontactpersoon: Erik Hofstra
E-mail: info@sollicitatieacademie.nl
Telefoon: 06 3645 4134
De Sollicitatie Academie heeft geen formele Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Erik Hofstra is privacy contactpersoon.
Deze privacyverklaring geldt voor:
Een opdrachtgever en cliënt kunnen dezelfde persoon zijn, maar dat hoeft niet. Soms betaalt of organiseert een werkgever, instantie of andere derde de begeleiding voor een cliënt. In dat geval verwerken wij gegevens van zowel de opdrachtgever als de cliënt, voor zover dat nodig is.
Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening, administratie, communicatie, wettelijke verplichtingen, beveiliging en kwaliteitsbewaking.
Afhankelijk van de situatie kunnen wij de volgende gegevens verwerken.
4.1 Contact- en identificatiegegevens
4.2 Gegevens voor coaching, loopbaanbegeleiding, re-integratie en outplacement
4.3 Gegevens bij assessments, vragenlijsten en talentonderzoek
Wij gebruiken dergelijke gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor het assessment of onderzoek is afgenomen, tenzij uitdrukkelijk anders is afgesproken.
4.4 Gegevens bij online trainingen en digitale producten
4.5 Gegevens bij re-integratie, werkfit-trajecten en trajecten met derde financiers
Bij re-integratie, werkfit-trajecten, outplacement of trajecten die worden betaald of begeleid door een derde financier, kunnen wij aanvullende gegevens verwerken die nodig zijn voor de uitvoering en verantwoording van het traject, zoals:
Wij delen niet méér informatie met derden dan noodzakelijk is voor het doel van het traject, de opdracht, de rapportage of een wettelijke verplichting.
4.6 Technische gegevens
Bij bezoek aan onze website of gebruik van onze online omgeving kunnen wij technische gegevens verwerken, zoals:
Deze gegevens gebruiken wij voor beveiliging, werking van de website, verbetering van de website en het voorkomen van misbruik.
4.7 Klachtgegevens
Als je een klacht indient of betrokken bent bij een klacht, kunnen wij gegevens verwerken die nodig zijn voor:
De verwerking van klachtgegevens sluit aan op ons klachtenreglement.
Sommige gegevens zijn gevoeliger dan andere gegevens. Bij onze dienstverlening kan het voorkomen dat informatie wordt gedeeld over gezondheid, belastbaarheid, arbeidsbeperkingen, herstel, burn-outklachten, psychische belasting, neurodiversiteit, ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid of andere persoonlijke omstandigheden.
Gezondheidsgegevens en bepaalde psychologische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Wij verwerken zulke gegevens alleen als dat noodzakelijk is, als daar een geldige grondslag en uitzondering voor bestaat, en als het past binnen de opdracht of dienstverlening.
Wij verwerken bijzondere persoonsgegevens alleen voor zover dat nodig is voor bijvoorbeeld:
Wij leggen geen medische diagnoses of behandelgegevens vast als dat niet nodig is. Als een cliënt zelf medische of psychologische informatie deelt, beperken wij de verwerking tot wat functioneel relevant is voor begeleiding, arbeidsmarktoriëntatie, re-integratie of rapportage.
De Sollicitatie Academie verricht geen medische behandeling en stelt geen medische diagnoses.
Onze website en dienstverlening zijn niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Wij hebben niet de bedoeling persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan 16 jaar, tenzij daarvoor toestemming is gegeven door een ouder of wettelijk vertegenwoordiger.
Als je denkt dat wij zonder geldige toestemming persoonsgegevens hebben verwerkt van een minderjarige jonger dan 16 jaar, neem dan contact op via info@sollicitatieacademie.nl. Dan beoordelen wij de situatie en verwijderen wij de gegevens als daar aanleiding voor is.
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:
Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dat zijn:
Bijvoorbeeld wanneer je een training koopt, een coachingstraject volgt of een opdrachtgever een traject laat uitvoeren.
Bijvoorbeeld wanneer je toestemming geeft voor het delen van bepaalde informatie met een derde of voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens wanneer dat nodig is.
Bijvoorbeeld voor fiscale administratie, facturen of verplichtingen die volgen uit wet- en regelgeving.
Bijvoorbeeld voor beveiliging, zakelijke administratie, kwaliteitsbewaking, correspondentie, dossieropbouw, klachtenafhandeling en bescherming van juridische belangen.
Bijvoorbeeld als gegevens nodig zijn om een klacht, geschil, aansprakelijkstelling of juridische procedure te behandelen.
Als wij toestemming vragen, kun je die toestemming later intrekken. Intrekking van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden vóór de intrekking.
Bij sommige trajecten is sprake van een opdrachtgever of derde financier, zoals een werkgever, UWV, arbodienst, verzekeraar, re-integratiebedrijf of andere organisatie.
In dat geval kan rapportage nodig zijn. Wij beperken zulke rapportages tot informatie die noodzakelijk is voor het doel van de opdracht, zoals:
Wij delen geen vertrouwelijke gespreksinhoud, medische details of persoonlijke informatie die niet nodig is voor het doel van de rapportage, tenzij daarvoor een duidelijke grondslag bestaat of jij daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven.
Waar mogelijk maken wij vooraf duidelijk:
De Sollicitatie Academie neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben of jou op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen.
Assessments, vragenlijsten, online hulpmiddelen en eventuele digitale analyses worden gebruikt als ondersteunend instrument. Menselijke beoordeling, professionele interpretatie en context blijven leidend.
Wij gebruiken op dit moment geen autoresponder, nieuwsbriefsysteem of e-mailmarketingautomatisering.
Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening, administratie, beveiliging, wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde belangen.
Afhankelijk van de situatie kunnen gegevens worden gedeeld met:
Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij passende afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en gebruik van gegevens.
Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.
Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk te laten verwerken binnen de Europese Economische Ruimte.
Als persoonsgegevens toch buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dat alleen als daarvoor passende waarborgen bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een andere rechtsgeldige doorgiftemechaniek.
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist.
Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:
| Categorie gegevens | Bewaartermijn |
| Contactaanvragen en gewone correspondentie | tot 12 maanden na het laatste contact, tenzij een traject start of langere bewaring nodig is |
| Intakegegevens zonder vervolgtraject | maximaal 24 maanden na het laatste contact |
| Coaching-, loopbaan-, re-integratie- en outplacementdossiers | in beginsel maximaal 5 jaar na afronding van het traject, tenzij kortere of langere bewaring noodzakelijk is |
| Assessmentgegevens en rapportages | in beginsel maximaal 2 jaar na afronding, tenzij anders overeengekomen of langere bewaring noodzakelijk is |
| Online accountgegevens | gedurende de toegangstermijn en daarna zo kort mogelijk voor administratieve afwikkeling |
| Facturen en financiële administratie | 7 jaar, in verband met fiscale bewaarplicht |
| Klachtendossiers | in beginsel 2 jaar na afronding van de klacht, tenzij langere bewaring nodig is door een procedure, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang |
| Technische loggegevens | zo kort mogelijk, tenzij langere bewaring nodig is voor beveiliging of onderzoek naar misbruik |
| Gegevens voor juridische geschillen | zolang nodig is voor behandeling, bewijsvoering, verjaringstermijnen of juridische afwikkeling |
Als gegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd of geanonimiseerd.
De Sollicitatie Academie gebruikt technische en functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken. Ook kunnen wij privacyvriendelijke analytische cookies gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en de website te verbeteren.
Technische en functionele cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat de website goed functioneert, dat voorkeuren worden onthouden en dat beveiligde onderdelen kunnen werken.
Wij gebruiken geen trackingcookies of marketingcookies zonder dat daarvoor, indien vereist, vooraf toestemming is gevraagd.
Je kunt cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Het uitschakelen van cookies kan invloed hebben op de werking van de website of online leeromgeving.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.
Voorbeelden van maatregelen zijn:
Als je aanwijzingen hebt dat gegevens niet goed beveiligd zijn of dat sprake is van misbruik, neem dan contact op via info@sollicitatieacademie.nl.
Als sprake is van een datalek, beoordelen wij de aard, omvang en gevolgen daarvan. Waar nodig nemen wij maatregelen om schade te beperken.
Als een datalek waarschijnlijk een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, melden wij dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als het datalek waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor de betrokkene, informeren wij ook de betrokkene zelf, tenzij de wet anders bepaalt.
Wij houden een intern register bij van datalekken voor zover dat wettelijk verplicht is.
Je hebt, binnen de grenzen van de wet, de volgende rechten:
Je kunt een verzoek indienen via info@sollicitatieacademie.nl.
Wij reageren in beginsel binnen één maand op je verzoek. Als een verzoek complex is of als er meerdere verzoeken zijn, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval laten wij dat binnen één maand weten.
Om te controleren of een verzoek echt van jou afkomstig is, kunnen wij vragen om aanvullende informatie. Alleen als dat noodzakelijk is, kunnen wij vragen om een kopie van een identiteitsbewijs. Maak in dat geval je pasfoto, MRZ-code, documentnummer en BSN onleesbaar.
Als je vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met je persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op via info@sollicitatieacademie.nl. Dan kunnen wij je vraag of klacht beoordelen en proberen op te lossen.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Privacyklachten die samenhangen met onze dienstverlening kunnen ook worden behandeld volgens ons klachtenreglement, voor zover dat passend is.
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening, website, systemen, werkwijze of wetgeving verandert.
De meest actuele versie staat altijd op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen kunnen wij betrokkenen actief informeren, bijvoorbeeld per e-mail of via een duidelijke melding op de website.
Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens door De Sollicitatie Academie? Neem dan contact op via:
De Sollicitatie Academie Nederland
E-mail: info@sollicitatieacademie.nl
Telefoon: 06 – 364 54 134
Website: www.sollicitatieacademie.nl
